Bij de aanschaf van een website krijgt de eenmalige bouwprijs veel aandacht. Toch is het verstandig meteen te bespreken wat er na de oplevering doorloopt. Uw domeinnaam moet actief blijven, de site moet beschikbaar zijn en wijzigingen moeten bij de juiste persoon terechtkomen. In dit artikel leggen wij onze eigen afspraken uit. U kunt dezelfde vragen gebruiken om een voorstel te controleren. Wat wordt verlengd, wat wordt onderhouden en welk werk krijgt een aparte prijs?
Houd bouw, hosting en wijzigingen uit elkaar
De bouwprijs hoort bij het maken van de afgesproken website. Hosting is de dienst waarmee de bestanden van uw site online beschikbaar zijn. De domeinnaam is het adres dat u communiceert. Onderhoud en inhoudelijke wijzigingen beschrijven weer ander werk. Vraag daarom niet alleen naar een totaalbedrag, maar naar de onderdelen die daarmee worden betaald en de periode waarop de afspraak betrekking heeft.
Een nieuwe pagina laten maken is bijvoorbeeld een andere vraag dan een openingstijd aanpassen. Een formulier controleren is iets anders dan een uitgebreid boekingssysteem toevoegen. Beschrijf een wijziging daarom concreet. Dan kan uw aanbieder aangeven of het binnen onderhoud valt of vooraf een aparte prijs en planning nodig heeft. Bewaar die afspraken samen met uw oorspronkelijke voorstel.
Wat zit er bij SuriWeb in het eerste jaar?
Bij onze websitepakketten is het eerste jaar hosting en onderhoud inbegrepen. Dat omvat hosting met SSL, beveiligingsupdates, back-ups, verlenging van uw .com en werkende formulieren. Ook één tot twee kleine wijzigingen horen erbij, zoals een foto, prijs of openingstijd. U hoeft die onderdelen dus niet nog eens bij de bouwprijs op te tellen wanneer u ons voorstel voor het eerste jaar beoordeelt.
Controleer welke domeinnaam en welke functies in uw eigen voorstel zijn afgesproken. Een bestaand domein, een andere extensie of aanvullende zakelijke e-mail kan eigen vragen oproepen. Geef daarom vooraf aan wat u al gebruikt en bij wie dat loopt. Laat expliciet vastleggen welke diensten wij overnemen en welke dienst u bij een andere partij houdt.
Wat kost hosting vanaf het tweede jaar?
Onze huidige jaarlijkse hostingprijs is USD 95. Voor een site van één pagina is dat USD 50 per jaar. Plus kost USD 245 per jaar. Vraag bij uw opdracht welk tarief en welke omvang in uw afspraak worden vastgelegd.
Vergelijk bedragen steeds over dezelfde periode. Een jaarbedrag is geen maandbedrag en eenmalige bouwkosten komen niet ieder jaar opnieuw terug. Maak een klein overzicht met de bouwprijs, het inbegrepen eerste jaar en de gekozen jaarlijkse dienstverlening daarna. Vermeld eventuele uitbreidingen apart, zodat u ziet welk onderdeel het totaal bepaalt en waar nog een keuze openstaat.
Welke kosten kunnen door uitbreidingen ontstaan?
Sommige uitbreidingen hebben naast een bouwprijs een eigen onderhoudsbedrag. Bij SuriWeb is dat voor Boeking Live USD 120 per jaar en voor het Boekingssysteem USD 240 per jaar. Deze bedragen zijn onderhoud voor de betreffende uitbreiding. Verwar ze niet met de bouwprijs van de functie of het jaarlijkse hostingbedrag van de website zelf.
Vraag bij een offerte met boekingsfuncties om alle relevante regels bij elkaar. De website, de uitbreiding, hosting na het eerste jaar en onderhoud van de uitbreiding. Laat vastleggen vanaf welk moment iedere jaarlijkse regel ingaat. Een overzichtelijke offerte maakt ook duidelijk welke variant u kiest. Onderhoud van verschillende varianten hoeft u niet zonder reden bij elkaar op te tellen.
Wat valt onder een kleine wijziging?
Een foto vervangen, prijs aanpassen of openingstijd corrigeren zijn voorbeelden van de kleine wijzigingen in onze afspraak. Lever daarvoor de juiste vervanging en de betreffende pagina aan. Vraag bij twijfel eerst of uw verzoek binnen de afgesproken omvang valt. Een volledige dienst herschrijven of een nieuw onderdeel ontwerpen kan meer werk zijn dan een korte correctie.
De prijsbron van SuriWeb vermeldt USD 35 voor een losse kleine wijziging. De precieze opdracht moet daarbij duidelijk zijn. Verzamel verwante correcties in één overzicht en vraag om bevestiging van omvang en kosten voordat het werk begint. Heeft u regelmatig meer inhoudelijk werk nodig, bespreek dan welk onderhoudsniveau past en laat de inbegrepen werkzaamheden uitschrijven.
Verdeel de verantwoordelijkheden
Wij kunnen alleen gepubliceerde informatie bijwerken wanneer u veranderingen doorgeeft. Houd daarom binnen uw bedrijf bij wie verantwoordelijk is voor prijzen, diensten, medewerkersinformatie en voorwaarden. Die persoon kan correcties controleren voordat ze naar ons gaan. Zo hoeft een technische beheerder geen commerciële beslissing te raden en blijft duidelijk welke tekst door uw bedrijf is goedgekeurd.
Bespreek ook wie aanvragen behandelt. Een technisch werkend formulier zorgt nog niet voor een inhoudelijk antwoord aan uw klant. Controleer samen de afleverroute en gebruik die route in uw eigen werkproces. Als uw contactadres of verantwoordelijke collega verandert, hoort dat bij de informatie die u tijdig doorgeeft. Bewaar toegang tot domein en andere bedrijfsdiensten zorgvuldig en met een duidelijke beheerder.
Wat betekenen back-ups en beveiligingsupdates?
Een back-up is een bewaarde kopie waarmee een eerdere versie kan worden teruggezet. Vraag bij uw onderhoudsafspraak wat wordt bewaard en hoe een herstelverzoek wordt behandeld. De vermelding van back-ups alleen is geen volledige omschrijving van frequentie of bewaartermijn. Vul zulke details niet zelf in als ze nog niet in uw voorstel staan.
Beveiligingsupdates horen bij het bijhouden van gebruikte software. Ook hierbij helpt een duidelijke taakverdeling. Welke onderdelen beheert uw aanbieder en welke diensten heeft u zelf afgesloten? Vraag waar u een probleem meldt en welke gegevens nodig zijn om het te onderzoeken. Een onderhoudsafspraak beschrijft werkzaamheden. Maak er geen onbeperkte garantie van dat er nooit iets mis kan gaan.
Welke afspraken gelden als u vertrekt?
Bij SuriWeb is de site na betaling van u. U mag hem elders laten hosten en aanpassen. Stopt u met ons onderhoud, dan krijgt u binnen 10 werkdagen alle bestanden, uw domein en uw Google-bedrijfsprofiel overgedragen, zonder kosten. Bewaar deze afspraak bij uw andere documenten en plan een verhuizing samen met de partij die het beheer overneemt.
Controleer vooraf wat er moet blijven werken tijdens die verhuizing. Denk aan bestaande paginalinks, formulieren en diensten op uw domein. Stem af wie welke wijziging uitvoert en wanneer u het resultaat controleert. De overdracht van bestanden en de inrichting bij een nieuwe aanbieder zijn afzonderlijke stappen. Lees de hosting- en onderhoudsafspraken voordat u uw keuze maakt.
Controleer het voorstel als geheel
U kunt de jaarlijkse kosten beoordelen wanneer bouw, inbegrepen jaar, hosting, uitbreidingsonderhoud en losse werkzaamheden ieder een duidelijke regel hebben. Laat open vragen beantwoorden vóór uw akkoord. Kies het niveau dat past bij de functies van uw site en de wijzigingen die u verwacht. Dan weet u wat u betaalt en welke vraag u stelt zodra er later iets verandert.